Politique de conservation des données

Date d'entrée en vigueur : 5 juillet 2025

La présente politique de conservation des données explique comment Eqitas conserve, gère et élimine de manière sécuritaire les renseignements personnels recueillis ou traités dans le cadre de nos services.

Eqitas ne conserve les renseignements personnels que pendant la période raisonnablement nécessaire pour respecter les obligations légales, contractuelles, réglementaires, opérationnelles et celles imposées par un tribunal.

Eqitas applique le principe selon lequel les renseignements personnels ne devraient pas être conservés plus longtemps que nécessaire aux fins pour lesquelles ils ont été recueillis.

Les périodes de conservation sont déterminées en fonction :

• des exigences applicables en matière de protection de la vie privée et d'autres exigences légales;
• des ordonnances des tribunaux et des instances judiciaires;
• des obligations contractuelles envers les clients et les fournisseurs de services;
• des exigences réglementaires;
• des besoins opérationnels et commerciaux;
• de la nature et du caractère sensible des renseignements.

Selon les services fournis, Eqitas peut conserver :

• les renseignements relatifs aux réclamations et les documents justificatifs;
• les communications relatives aux réclamations ou aux services;
• les dossiers requis pour administrer les règlements;
• les dossiers de paiement et de transaction;
• les dossiers commerciaux et administratifs;
• les dossiers techniques et de sécurité;
• les dossiers requis pour démontrer le respect des obligations légales.

Les dossiers relatifs aux recours collectifs, aux règlements et à l'administration des réclamations peuvent être conservés pendant les périodes nécessaires pour :

• mener à terme les activités d'administration des réclamations;
• répondre aux demandes des réclamants;
• résoudre les différends;
• respecter les exigences approuvées par un tribunal;
• conserver la preuve d'une administration adéquate;
• se conformer aux obligations légales ou contractuelles.

Eqitas met en œuvre des mesures de sauvegarde administratives, techniques et physiques appropriées afin de protéger les renseignements conservés.

Les mesures de sécurité peuvent comprendre :

• des contrôles d'accès;
• le chiffrement et des méthodes de transmission sécurisées;
• des environnements d'hébergement sécurisés;
• des contrôles d'authentification;
• la surveillance et la journalisation;
• des obligations de confidentialité pour le personnel et les fournisseurs de services.

Lorsque les renseignements personnels ne sont plus requis, Eqitas les détruit, les supprime ou les anonymise de manière sécuritaire, conformément aux lois applicables et aux pratiques de l'industrie.

Les méthodes d'élimination peuvent comprendre :

• la suppression sécuritaire des dossiers électroniques;
• l'anonymisation permanente des renseignements, lorsque cela est approprié;
• la destruction sécuritaire des documents physiques.

Lorsque des renseignements sont requis dans le cadre d'un litige, d'une enquête, d'une vérification, d'une question réglementaire ou d'une instance judiciaire, Eqitas peut suspendre ses procédures habituelles de conservation et de destruction jusqu'à ce que la question soit résolue.

Eqitas peut faire appel à des fournisseurs de services tiers de confiance pour l'hébergement, le stockage, la sécurité, le traitement des paiements et d'autres fonctions commerciales.

Les fournisseurs de services sont tenus de maintenir des mesures de sauvegarde appropriées et de ne conserver les renseignements que dans la mesure nécessaire pour fournir leurs services ou pour se conformer à leurs obligations légales.

Eqitas révise périodiquement ses pratiques de conservation des données afin de s'assurer qu'elles demeurent appropriées, sécuritaires et conformes à la législation applicable en matière de protection de la vie privée.

Si vous avez des questions concernant la présente politique de conservation des données ou la façon dont Eqitas gère les renseignements personnels, veuillez communiquer avec notre responsable de la protection des renseignements personnels.

Courriel : [email protected]